ToDoリスト

新人の頃から、毎朝「その日にやる仕事」を紙片に書き出し、終わったら横線で消す、ということをやっていました。
自然と始めた習慣でしたが、後にこれは「ToDoリスト」というものだと知りました。

ToDoリストを作成する習慣をつけると、以下のようなよいことがあると考えています。

やるべきことが見える化される
その日の作業の進捗が見える化される
終わった作業を消すことで、小さな達成感がある

特に、最後の「小さな達成感」が重要だと感じています。
たとえば１日かかる仕事を、「着手～完了までの、一つの大きな作業」と捉えた場合を考えてみます。
大きな作業の場合、作業を進めていても「今、自分はどこまで作業が進んでいるのか」がわかりづらく、仕事が進んでいる実感を得にくい場合があります。
気持ちを強く持っていないと、気分が中だるみしてしまって、仕事の進みが遅くなってしまうこともあるかもしれません。

同じ仕事でも、細かく工程ごとに区切って、「多くの作業の集合体」と捉えた場合はどうでしょうか。
自分が今、どの工程の作業まで完了し、どの工程以降が残っているかを考えやすくなります。
また、仕事が終わると、「やったぞ」という達成感があるものです。
各工程が終わるごとに、自分の中で「ここまで終わったぞ」という達成感を感じると、仕事のモチベーションを高く保ちやすくなると考えています。

フルマラソンでも、「42.195kmを走る」と考えるより、「1kmを42回と少し走る」と考えたほうが、なんとなく「自分にもできるぞ」という感じがしませんか？
（実際にフルマラソンを走れるかどうかは、また別の話ですが・・・）

私はToDoリストの「終わった作業を消す」という作業を、「達成感を得るスイッチ」として自分の中に持つことにしています。
なかなかいいものだと、自分では考えています。

さて弊社では、Microsoft社のグループウェア「Microsoft365」を利用しているのですが、しばらく前、その中にToDoリストがあることに気づきました。
メールソフト「outlook」の画面にあるチェックマークのアイコン・・・

クリックすると、ToDoリストアプリの画面になりました。

以降、紙片のToDoリストでなく、outlook画面のToDoリストを使うようになりました。

これがまた便利でして、使ってみるともう紙でのToDoリスト管理には戻れなくなってしまいました。（現在の私は、いかにToDoリストの管理にかかる手間を減らしつつ、メリットのみを享受するか、ということを重視しています）
これはもしかしたら、Microsoft365の中でも１，２を争う「推し機能」かもしれません。
以下のような便利機能があります。

フラグを付けたメールから、ToDoリストのタスクを作成することができる。（手間が減って便利）
未来の作業予定を登録しておける。作業日当日にToDoリストを見ると「今日の作業だよ」と自動で作業を表示してくれる。（作業を忘れないので便利）
定期的なタスクを登録しておくと、「毎月15日にやることだよ」などと自動で作業を表示してくれる。（やることの漏れがなくなって便利）
その日のToDoリストで完了できなかったものがあると、「終わっていない作業だよ」と一覧表示してくれる。（やらないままにしておかないので便利）
パソコンでも、スマホでもToDoリストを見られる。帰宅後に「明日やること」を思いついた場合、スマホからToDoリストに登録しておける。（思いついたときにできるので便利）

そんなMicrosoft365は、とっても便利なクラウド型のグループウェアです。
上記のToDoリスト+スケジューラ+メール機能を持つ「outlook」の他、ビジネスチャット+web会議ツールの「Teams」、情報共有の「SharePoint」などの機能があります。
仕事で使うオフィススイート「Word」「Excel」「PowerPoint」などが含まれるプランもあります。
※どの機能が使えるかは、契約するプランによって異なります

弊社ではMicrosoft365導入、Microsoft365を利用した業務改善のご提案を行っております。
ご興味のある方はぜひお問い合わせください。